一、部門職責
| 序號 | 主要職責 | 具體工作事項 | 備注 |
| 1 | 對全市檔案事業實行統籌規劃 | 按照黨和國家的政策法規，結合臨湘實際，研究制訂全市檔案事業發展的中長期規劃和年度計劃 | |
| 2 | 對全市檔案事業進行宏觀管理 | 貫徹執行黨和國家的政策法規、檔案業務規范與技術標準；對全市檔案業務工作進行行政執法監督、組織協調、指導檢查與考核 | |
| 3 | 統一管理和接收全市重要檔案 | 集中統一保管市直機關、事業單位重要檔案材料 | |
| 推進檔案管理規范化建設 | 組織開展有價值檔案的接收、搶救工作，維護檔案的完整，確保檔案材料的安全；推進檔案管理的規范化、科學化和現代化建設 | ||
| 4 | 負責全市檔案館（室）布局審核，指導各單位檔案業務工作 | 負責全市檔案館網點建設的布局、登記、審核、協調、指導各類檔案室的檔案接收、保管、開放、保密與利用工作 | |
| 5 | 組織全市檔案宣傳教育工作，開展檔案業務培訓 | 組織開展全市性的檔案宣傳、教育、科研活動；負責全市檔案法律法規的宣傳普及和對外交流；負責檔案專業培訓和專業科技報務；會同有關部門承辦全市檔案專業技術職務評審的有關工作；負責承辦市檔案學會日常工作 | |
| 6 | 負責檔案開展發利用工作，開展檔案館愛國主義教育基地建設和檔案信息化建設 | 負責檔案信息資源開支、利用、統計年報工作；開展檔案史料研究、收集、整理編發或出版有關檔案材料；負責愛國主義教育基地建設與管理；推進檔案信息化建設，向公眾網上發布檔案信息 | |
| 7 | 做好其他工作 | 完成市委、市政府和省、岳陽市檔案局交辦的其他事項 |
二、臨湘市檔案局與相關部門的職責邊界
無
三、臨湘市檔案局事中事后監督制度
（一）規范行政處罰裁量權
依據《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《湖南省檔案管理條例》、《湖南省行政程序規定》、《湖南省規范行政裁量權辦法》和《湖南省檔案行政處罰裁量權基準》等法律法規和規范的規定，結合全市檔案工作實際，制定《臨湘市檔案行政處罰裁量權基準》。
一、主要內容
對法律、法規和規章中規定的違法行為的種類、情節、性質和社會危害程度，以及從輕、減輕、從重處罰等情形進行細化，并歸納、分類；對法律、法規、規章規定可以選擇或并用行政處罰種類的，根據違法行為的事實、情節、性質、社會危害程度和違法當事人主觀過錯、消除違法行為后果或影響等因素，確定適用該行政處罰種類的具體標準及單處、并處的行政處罰的標準；對法律、法規、規章規定行政處罰有自由裁量幅度的，根據上述因素，細化具體的行政處罰幅度；對法律、法規、規章沒有規定行政處罰罰款的裁量階次和幅度的，可以按照比例原則匡算出相對科學、合理的裁量階次和罰款幅度，但均不得超過法定罰款限度。
二、標準規范
《岳陽市檔案行政處罰裁量權基準》作為全市檔案系統行政處罰裁量的標準規范。
三、有關措施
（一）市檔案局在岳陽市檔案局公布的標準規范內，結合本地實際，細化、量化行政處罰裁量權的具體標準，并組織實施。
（三）建立健全公開信息、說明理由等程序規定和執法投訴、案卷評查、教育培訓、案例指導等配套制度。
（二）檔案安全監管
檔案安全監管是檔案行政管理部門的重要職責，包含檔案實體安全和信息安全。為切實改變“重指導、輕監管”局面，特制定如下監管措施。
一、監督檢查對象
本市行政區域內的機關團體、企事業單位的檔案和檔案工作。
二、監督檢查內容
單位檔案管理情況是否符合《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及相關法律法規、技術標準、規范性文件中有關檔案安全規定。
三、監督檢查方式
（一）針對檔案形成與保管單位開展日常執法檢查
（二）針對公眾關注度高、安全隱患大的檔案領域組織專項檢查
（三）抽取10%的單位開展現場檢查
（四）根據投訴舉報，開展執法檢查
四、監督檢查程序
（一）市、縣兩級檔案行政管理部門應當對檔案形成與保管單位實施日常檢查，日常檢查分為定期和不定期巡查、回訪。
檔案行政管理部門對轄區內檔案形成與保管單位的巡查頻次每年不少于1次。
市、縣兩級檔案行政管理部門可采取聽取匯報、查閱資料、核查現場、安全測評等方式，對單位實施監督檢查。對檔案形成與保管單位進行監督檢查時，必須由2名以上檔案行政執法人員參加，并出示有效證件，對監督檢查的情況和處理結果予以記錄，其中《檔案形成與保管單位巡查、回訪記錄》由被檢查單位負責人簽字確認后歸檔。
檔案形成與保管單位應當指定有關人員配合檔案行政管理部門的監督檢查工作，如實提供有關資料，回答相關問詢，協助檢查工作和安全測評。
（二）專項檢查可由當地檔案行政管理部門自行組織開展，也可由上級檔案行政管理部門統一組織實施。
檔案行政管理部門對單位在監督檢查中存在問題應按相關法律、法規規定及時進行處理。
（三）檔案形成與保管單位應當每年度向當地檔案部門提交自查報告。
當地檔案行政管理部門對單位的自查報告進行實地抽查時，被抽查的單位數控制在總數的10%以內。
（四）市檔案局適時開展抽查，發現不符合安全保管條件的檔案形成與保管單位，責令相關部門予以查處。
（五）列入檔案登記備份名冊的單位，每年9月30日前向所在地檔案部門提交上年度《檔案工作情況報告》（等同檔案工作自查報告），說明檔案保存情況、檔案數據庫運行維護情況，并對年度工作自查報告的真實性負責。檔案行政管理部門對單位年度工作報告進行審核，填寫《檔案安全年度工作自查審核匯總表》報市檔案局。
單位應當參加所在地檔案行政管理部門和上級檔案行政管理部門組織的檔案安全評價，積極配合檔案行政管理部門組織的監督檢查。
（六）市檔案局依據《檔案安全年度工作自查審核匯總表》和各地檔案安全評價、監督檢查情況進行年度考核，并于次年1月底前匯總考核情況，在一定范圍進行全市檔案安全通報或發布預警、警示信息。
五、監督檢查措施及處理
（一）市檔案局加強在檔案收集、整理、保管、利用等環節的事中監管，加大檔案管理的過程性監管力度，發現問題必須立即整改，情節嚴重的要按照有關法律法規進行處罰。市檔案局適時開展安全測評，發現不符合安全條件的單位，責令相關單位予以查處或追責。
（二）市檔案局不定期進行檔案信息安全后續監管督查，加強信息安全等級評定事后監管。市檔案局不定期對本行政區檔案館（室）檔案信息安全后續監管工作進行抽查，抽查情況以通報形式予以公布。
（三）單位未定期提交自查報告的，檔案部門責令限期改正，逾期未改正的，依據檔案登記備份規章等規定，建議任免機關對責任人予以處分。
（四）檔案行政管理部門對單位在監督檢查中存在問題按相關法律、法規規定及時進行處理。
（三）電子檔案監管
電子檔案是歸檔的電子文件，其有易丟失、易篡改、難保存等特點。為了加強電子檔案管理工作，預防檔案信息安全事故，保障本市檔案信息和網絡安全，落實電子檔案監管責任，特制定如下監管制度。
一、監督檢查對象
本市行政區域內的機關團體、企事業單位電子檔案和電子檔案工作。
二、監督檢查內容
單位的形成、保管、利用、移交電子檔案行為是否符合《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》、《電子檔案移交與接收辦法》及相關電子檔案安全技術規范的有關規定。主要檢查下列事項：
（一）是否建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記,保證電子文件（電子檔案）的產生、處理過程符合規范。
（二）是否采取可靠的安全防護技術措施，保證電子檔案的真實性。
（三）是否建立電子檔案完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。
（四）是否建立電子檔案有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。
（五）電子檔案的處理和保存是否符合國家安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。
（六）其他法律、法規規定的監督檢查事項。
三、監督檢查方式
（一）全面檢查
由市檔案局制定計劃并組織實施，每年檢查數量不得少于本市轄區單位總數的15%-25%，重點針對群眾舉報投訴或者存在安全隱患的單位。單位的全面檢查由市檔案局制定計劃，并由市、縣市區檔案局分級組織實施。每年抽查比例為轄區單位的6-10%。同時，根據重點監控單位范圍，各地確定轄區內5%左右的部門為重點監控單位，完成每年現場檢查一次等要求。
（二）專項檢查
市、縣市區檔案局應針對重大隱患問題、網絡安全重點領域、上級交辦事項等開展專項監督檢查。縣市區轄區內重大、疑難、復雜問題及時向市檔案局報告，或由市檔案局組織力量查處。
（三）按照屬地管理原則，市、縣市區檔案局根據群眾投訴舉報與其他部門移送開展檢查。
（四）日常監督檢查
市、縣市區檔案局日常進行抽查、監督檢查等。
四、監督檢查程序
市、縣市區檔案局在實施安全監督檢查時，應當有二名以上檔案行政執法人員參加，并出示有效的行政執法證件。
市、縣市區檔案局對轄區內單位實施監督檢查，應當對每次監督檢查的內容、發現的問題及處理情況作出記錄，并由參加監督檢查的行政執法人員和被檢查單位的有關負責人簽字后歸檔。被檢查單位的有關負責人拒絕簽字的，行政執法人員應當將情況記錄在案。
市、縣市區檔案局在依法履行監督檢查職責時，可以行使下列職權：
（一）進入現場進行檢查，向單位和信息中心的負責人和其他有關人員調查、了解有關情況。
（二）根據舉報或者取得的涉嫌違法證據，查閱、復制電子檔案“收、管、用”、信息系統運行以及其他有關資料。
（三）對有證據表明不符合安全技術規范要求或者存在嚴重事故隱患的電子檔案管理系統予以查封、扣押。
（四）對不按規范進行保管的電子檔案，物理實體實施查封、扣押。
（五）對違反檔案法律規定的行為作出行政處罰決定或行政處分建議。
五、監督檢查措施
市、縣市區檔案局在依法履行職責過程中，發現違反《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和相關安全技術規范要求的行為或者電子檔案管理存在安全隱患時，應當以書面形式發出檔案監督檢查執法通知書，責令有關單位及時采取措施予以改正或者消除安全隱患。緊急情況下要求有關單位采取緊急處置措施的，應當隨后補發執法通知書。
市、縣市區檔案局在依法履行職責過程中，發現重大違法行為或者電子檔案管理存在嚴重安全隱患時，應當責令有關單位立即停止違法行為、采取措施消除安全隱患，并及時向同級信息和網絡安全主管部門和上級檔案部門報告。接到報告的檔案部門應當采取必要措施，及時予以處理。
對違法行為、嚴重安全隱患的處理需要當地人民政府和有關部門的支持、配合時，檔案行政管理部門應當報告當地人民政府，并通知其他有關部門。有關責任單位應當采取必要措施，及時予以處理。
六、監督檢查處理
（一）責令改正。
（二）建議處分。
（四）對屬地管理的行政執法職權的監督檢查
檔案系統實行統一領導，分級管理。市級部門主要負責市本級各單位的日常監督檢查與各類檔案違法行為查處，對轄區內行政執法工作的統籌協調和對縣級部門的指導和監督；縣級部門主要負責日常監督檢查、查處各類檔案違法行為。為切實做好對屬地管理的行政執法職權的監管工作，特制定以下制度。
一、監督檢查對象
依法行使屬地管理事項職權即從事行政執法活動的檔案行政管理部門及其工作人員。
本制度所稱的行政執法活動，包括行政處罰、行政強制、行政調解以及法律、法規、規章規定的其他行政執法活動。
二、監督檢查內容
（一）行政執法主體的合法性
（二）具體行政行為的合法性和適當性
（三）規范性文件的合法性
（四）行政執法監督制度建立健全情況
（五）法律、法規、規章的施行情況
（六）涉及行政復議、行政訴訟、行政賠償、向司法機關移送案件等有關情況
（七）其他需要監督檢查的事項
三、監督檢查方式及程序
（一）行政執法監督檢查可以采取自查、互查、抽查的方式進行，或者以上幾種方式結合進行。
（二）市檔案局根據需要組織開展執法監督檢查工作或者專項執法監督檢查工作。縣市區檔案局根據上級機關部署或者根據需要，組織開展所轄區域執法監督檢查工作。
（三）執行監督檢查的部門有權調閱有關行政執法案卷和文件材料、實施現場檢查。受查單位及其有關人員應當予以協助和配合，如實反映情況，提供有關資料，不得隱瞞、阻撓或者拒絕行政執法監督檢查。
（四）監督檢查工作結束后，執行監督檢查的部門應對行政執法監督檢查情況進行總結，對存在的普遍性、傾向性問題提出整改意見，通報受查單位檢查糾正，受查單位應當報告檢查糾正情況。
（五）市檔案局根據反映以及公民、法人或者其他組織的申訴、檢舉、控告或者根據人大、政協、司法機關等部門的建議，對有關行使屬地管理事項職權即行政執法行為組織調查。行政執法行為的調查結果應及時反饋有關申訴、檢舉、控告、建議單位或者個人。
四、監督檢查措施
縣市區檔案局在行使屬地管理事項職權即行政執法過程中有下列情形之一的，市檔案局可以責令其糾正或者撤銷。
（一）行政執法主體不合法的。
（二）行政執法程序違法或者不當的。
（三）具體行政行為違法或者不當的。
（四）規范性文件不合法的。
（五）工作人員不履行法定職責的。
（六）其他應當糾正的違法行為。
建議糾正或者撤銷前款所列情形，應當制作《執法監督通知（決定）書》，《執法監督通知（決定）書》應當載明以下內容：
（一）被檢查的檔案局的名稱。
（二）認定的事實和理由。
（三）處理的決定和依據。
（四）執行處理決定的方式和期限。
（五）執行檢查的機構名稱和做出《執法監督通知（決定）書》的日期，并加蓋印章。
接到《執法監督通知（決定）書》的單位，應在限定期限內按要求做出糾正，并書面向發出《執法監督通知（決定）書》的機構報告執行結果。被檢查的單位對《執法監督通知（決定）書》決定不服的，可以在收到《執法監督通知（決定）書》之日起10日內向發出《執法監督通知（決定）書》的機構申請復查。發出《執法監督通知（決定）書》的機構應當自接到復查申請之日起15日內做出復查決定。對復查后做出的決定，被檢查的單位應當執行。
五、監督檢查處理
行使檔案屬地管理事項職權即行政執法機關及其工作人員在行政執法活動中，有下列不履行法定職責或不正確履行法定職責的情形，造成危害后果或者不良影響的，應當追究行政執法過錯責任：
（一）違反法律、法規、規章規定實施行政檢查的。
（二）超過法定權限或者委托權限實施行政行為的。
（三）違反規定跨轄區實施行政執法行為的。
（四）違反規定抽取、保管或者處理證物造成不良后果的。
（五）在辦案過程中，為違法嫌疑人通風報信，泄露案情，致使違法行為未受處理或者給辦案造成困難的。
（六）違反規定采取封存、查封、扣押等行政強制措施的。
（七）擅自解除被依法封存、查封、扣押等行政強制措施。
（八）隱匿、私分、變賣、調換、損壞被封存、查封、扣押的財物的。
（九）無法定依據、違反法定程序或者超過法定種類、幅度實施行政處罰的。
（十）拒絕或者拖延履行法定職責，無故刁難行政相對人的。
（十一）未按罰繳分離的原則或者行政處罰決定規定的數額收繳罰款的，對罰沒款、罰沒物品違法予以處理的，違反國家有關規定征收財物、收取費用的。
（十二）以收取鑒定費等方式代替行政處罰的。
（十三）依法應當移交司法機關追究刑事責任，不予移交或者以行政處罰代替的。
（十四）泄露行政相對人的商業秘密給行政相對人造成損失的。
（十五）阻礙行政相對人行使申訴、聽證、復議、訴訟和其他合法權利，情節惡劣，造成嚴重后果的。
（十六）因辦案人員的主觀過錯導致案件主要違法事實認定錯誤，被人民法院、復議機關撤銷或者部分撤銷具體行政行為的。
（十七）無正當理由拒不執行或者錯誤執行發生法律效力的行政判決、裁定、復議決定和其他糾正違法行為的決定、命令的。
（十八）違反法律、法規規定向社會推薦檔案用品生產商或服務商的產品、服務或者以監制、監銷等方式參與檔案產品、服務生產經營活動的。
（十九）濫用職權，阻撓、干預查處或者包庇、放縱生產、銷售假冒偽劣檔案用品行為或干擾查處檔案中介機構違法違規行為，造成嚴重后果的。
（二十）違反法律法規規定，實施行政許可的。
（二十一）對于需要按照規定上報或者通報的事項，沒有及時上報或者通報的。
（二十二）依照法律、法規和規章規定應承擔行政執法過錯責任的其他行為。
追究行政執法過錯責任，根據違法事實和情節輕重，由有權機關依據相關規定，采取以下方式依法予以處理：
（一）責令書面檢查。
（二）通報批評。
（三）暫扣或者吊銷行政執法證件或者調離行政執法工作崗位。
（四）警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。
（五）因故意或者重大過失的行政執法過錯引起行政賠償的，承擔全部或者部分賠償責任。
（六）涉嫌犯罪的，移送司法機關處理。
四、臨湘市檔案局公共服務事項
| 序號 | 服務事項 | 主要內容 | 承辦機構 | 聯系電話 |
| 1 | 公布檔案公共信息和政府公開文件 | 根據上級精神，及時公開檔案公共信息，成立政府文件公開中心，服務人民群眾和臨湘中心工作。 | 市檔案館 | 3722204 |
| 2 | 提供檔案證明 | 根據群眾和各單位不同的檔案需求，免費提供原始檔案復印件證明材料，發揮檔案原始憑證作用。 | 市檔案館 | 3722204 |
| 3 | 進行檔案業務指導 | 負責全市檔案館(室)布局審核；指導各類檔案館(室)檔案的接收、保管、開放、保密和利用工作。 | 檔案管理股、檔案業務法規股 | 3722204 |
| 4 | 開展檔案宣傳教育工作 | 組織開展全市性檔案宣傳、教育、科研活動；負責全市檔案法律法規的宣傳普及和對外交流；負責檔案專業培訓和專業科技服務；會同有關部門承辦全市檔案專業技術職務評審的有關工作；負責承辦市檔案學會日常工作。 | 業務法規股、辦公室 | 3722204 |
| 5 | 開展依法治檔 | 根據《檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法規，查處各類檔案違法違紀行為，保障群眾利益。 | 業務法規股 | 3722204 |
| 6 | 開展檔案開發利用工作 | 利用館藏檔案舉行檔案圖片展覽，編輯臨湘歷史文化書籍，加快檔案信息化建設，發揮檔案館愛國主義教育基地作用。 | 市檔案館 | 3722204 |